Mediafond si impegna a promuovere una cultura aziendale basata su comportamenti etici, rispettosa dei principi di lealtà, correttezza, responsabilità e legalità e, pertanto, rifiuta e deplora il ricorso a comportamenti illegittimi o scorretti per il raggiungimento dei propri obiettivi.

Sono adottati strumenti organizzativi e di controllo atti a prevenire la violazione delle disposizioni di legge, attraverso una costante vigilanza sulla loro osservanza ed implementazione. Tali strumenti, a tutela degli interessi di tutti gli stakeholders, assicurano e garantiscono una corretta e trasparente gestione dell'attività del Mediafond, intesa quale strumento imprescindibile per rendere più efficiente il proprio operato.

Per garantire il mantenimento, l'osservanza e il rispetto di tali principi e valori nonché per incentivare sempre di più la diffusione di una cultura della legalità all'interno dell'organizzazione, Mediafond, in attuazione alle disposizioni normative vigenti sia a livello comunitario (Direttiva UE 2019/1937) sia a livello nazionale (D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24), ha introdotto il proprio sistema di whistleblowing che consente di segnalare illeciti e/o irregolarità, anche sospetti, assicurando l'assoluta riservatezza sull'identità dei segnalanti e garantendo agli stessi la massima tutela rispetto ad atteggiamenti ritorsivi o a qualsiasi forma di discriminazione o penalizzazione.

Chi può effettuare una segnalazione

La segnalazione può essere effettuata dai dipendenti, collaboratori, fornitori, membri del consiglio di amministrazione, sindaci e in generale stakeholders di Mediafond.

Cosa si può segnalare

E’ possibile segnalare una “violazione”, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione posto in essere nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbia un impatto sulla stessa, che arrechi o possa, anche potenzialmente, ledere l’interesse pubblico e/o arrecare danno e/o pregiudizio di qualsiasi natura alla pubblica amministrazione e/o all’Unione Europea e/o a Mediafond e che:

-sia illecit<a;
-violi le disposizioni normative e regolamentari nazionali e sovranazionali;
-non rispetti o, comunque, non sia conforme alle normative interne. Ogni segnalazione deve essere adeguatamente documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti, eventi o circostanze segnalate.

A tal fine è particolarmente importante che la Segnalazione includa, ove tali elementi siano conosciuti dal segnalante:
-una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e delle modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
-data e luogo in cui i singoli fatti si sono verificati;
-le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i cui attribuire la Violazione segnalata;
-nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti eventi/circostanze oggetto di segnalazione;
-riferimento/allegazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati, ovvero l’indicazione di eventuali altri soggetti potenzialmente a conoscenza degli stessi.

Le informazioni fornite dal segnalante possono riguardare sia violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il segnalante ragionevolmente ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”). Non verranno prese in considerazione segnalazioni aventi a oggetto una contestazione, rivendicazione o richiesta legata esclusivamente a un interesse di carattere personale del segnalante.

Chi gestisce la segnalazione

Le segnalazioni verranno gestite dal Comitato Whistleblowing, un organo composto da 3 (tre) membri estranei alla gestione operativa Mediafond, di cui fanno parte: - il titolare della funzione fondamentale di revisione interna;
- il “Data Protection Officer”;
- un avvocato esperto in materia che goda di adeguati requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza.

Come poter fare una segnalazione
Coloro che rilevino, o vengano altrimenti a conoscenza di possibili violazioni, sono tenuti ad effettuare la segnalazione tramite una piattaforma informatica interna (gestita da un fornitore esterno attraverso propri sistemi informativi e messa a disposizione di Mediafond per la gestione delle segnalazioni interne nel rispetto della normativa vigente). La segnalazione può essere effettuata collegandosi al seguente indirizzo  https://mediafond.integrity.complylog.com/ e seguendo la procedura guidata.

E’ necessario completare i campi proposti e/o registrare un messaggio vocale. Tramite la piattaforma è possibile anche richiedere un incontro diretto con il Comitato Whistleblowing. È possibile effettuare le segnalazioni anche in forma anonima a condizione che le medesime abbiano un contenuto preciso e circostanziato tale da consentire di completare l’iter in modo corretto.

Il Comitato Whistleblowing, tramite la piattaforma informatica, entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della segnalazione, provvederà a rilasciare al segnalante il relativo avviso di ricevimento.

Nel caso in cui la valutazione preliminare abbia esito positivo, il Comitato Whistleblowing procederà con lo svolgimento dell’attività istruttoria (avvalendosi, eventualmente, anche di consulenti esterni specializzati nella materia oggetto della segnalazione) In ogni caso l’attività istruttoria e di accertamento dovrà essere conclusa entro un termine adeguato in funzione della complessità delle attività di indagine ed accertamento da svolgere e comunque non oltre 3 (tre) mesi dall’avvenuta comunicazione al Segnalante della ricezione della Segnalazione.

L’istruttoria potrà avere, alternativamente, i seguenti esiti:
a) accertamento della violazione: in tal caso verranno adottate misure correttive e/o preventive (denuncia preventiva all’autorità competente).
b) insussistenza della violazione: in tal caso si provvederà all’archiviazione motivata